Комунікації : Розмові — здібності!

Дарина СИДОРЕНКО,
юристка Sayenko Kharenko

Small talks на конференціях: як ефективно знайомитися та підтримувати професійні зв’язки

Нетворкінг — напевно, найважливіший елемент будь­якої конференції, і сьогодні це не просто мистецтво спілкування з колегами, нові корисні знайомства, це — насамперед можливості та відкриті в майбутньому двері для нових досягнень. Small talks — це вміння вести невимушену бесіду, яка ні до чого не зобов’язує, але якщо така розмова відбулася, то вас, як мінімум, помітили. У цій статті ми розглянемо, чому важливо вміти спілкуватися з незнайомими людьми, як підготуватися до різного роду конференцій, як не загубитися в натовпі та отримати максимальну користь від спілкування.

 

Будьте готові!

Людям, які ніколи не ходили на конференції, може здаватися, що відвідування таких заходів це дуже просто і не вимагає практично жодних зусиль від учасника. Звичайно, такий підхід теж має місце, і на конференціях часто зустрічаються люди, які просто прийшли поїсти або в найкращому випадку тихенько посидіти в куточку, послухати доповідачів та одразу по закінченні основ­ної частини заходу непомітно зникнути. На жаль, таке зустрічається особливо часто в Україні, оскільки не всі бачать сенс у відвідуванні локальних конференцій. Насправді ця думка хибна, оскільки корисні знайомства можна завести будь­де.

Тож якщо ви йдете на конференцію, важливо зрозуміти, для чого ви це робите, яку мету переслідуєте. Можливо, вашою метою є винятково прослухати панельні дискусії і повернутися додому з новими знан­нями, а може, завести нові корисні знайомства. Перед початком конференції варто чітко сформулювати мету і вже від неї відштовхуватися.

Ми розглянемо саме той підхід, коли метою є корисне знайомство з певним колом людей або з конкретною особою на конференції. Перед початком заходу варто переглянути список доповідачів та зрозуміти, чи є серед них хтось, з ким би ви хотіли познайомитися. Якщо такі люди є, то наступним кроком буде проаналізувати діяльність людини. Наприк­лад, дослідити останні публікації та виступи, виокремити основний напрям роботи цього спікера тощо. Це допоможе легше розпочати розмову з ним, оскільки почати розмову з фрази: «Добрий день, мене звати Дарина, я давно стежу за вашою кар’єрою та дослідженнями і хотіла би у вас уточнити…» набагато краще, ніж просто підійти і представитися, а потім перетерпіти незручність моменту та зрадіти, що хтось інший відволік увагу вашого співрозмовника та піти, так і не отримавши того, за чим йшли. Завжди краще почати розмову з того, що ви вже знаєте про цю людину, і того, що вам цікаво дізнатись про її досвід чи ще щось. Якщо ви ще не встигли побудувати свій особистий бренд, вам потрібно докласти додаткових зусиль, щоб завести знайомства з новими людьми. З часом робити це стане простіше, і якщо ви вміло зможете завести розмову з людиною вперше, то наступного разу робити це з тією ж та навіть з новою людиною буде набагато легше.

Крім цього, перед початком конференції обов’язково потрібно підготувати візитівки та мати їх у достатній кількості. Також варто пам’ятати, що час, виділений для нетворкінгу під час конференції, досить обмежений, і це теж потрібно враховувати під час підготовки. Зазвичай перерви між сесіями тривають 15–20 хвилин, а обід — до години, це також потрібно брати до уваги під час планування та ефективно використовувати кожну можливість поспілкуватися.

Водночас не треба переслідувати людину і нависати над нею з ­мовчазним вдумливим поглядом. Ліпше дочекатися моменту, коли навколо вашого омріяного співрозмовника не буде натовпу охочих поспілкуватися, тоді підійти до нього і розпочати розмову.

Також не варто забувати, що мистецтво small talks полягає в тому, щоб спілкуватися швидко і ненав’язливо, але водночас чимось зачепити співрозмовника, зацікавити. Часом же банальна розмова про погоду може перерости в дискусію про філософію, але такі випадки дуже рідкісні, оскільки в сучасному світі всі цінують свій час і навряд чи говоритимуть довго. Тож не варто сподіватися на зовсім неважливі теми. При спілкуванні на конференції не варто зациклюватися на тому, що ці розмови надважливі і що все має бути серйозно, часом є сенс просто обмінятися декількома жартами, і такий діалог може бути кращим, ніж серйозна розмова. Тож я би радила запастися темами для розмов та деякими фразами на всі випадки — і для серйозної професійної розмови, і для жартівливого спілкування. Так у вас буде можливість, відчувши настрій співрозмовника, змінити за потреби тему розмови.

 

Міжнародний формат

Міжнародна конференція вимагає ще більш серйозної та детальної підготовки. По­перше, вона далеко, тож варто враховувати всі логістичні моменти, починаючи від квитків на літак, які треба обирати так, щоб після прильоту мати час відпочити, або ж навіть не дочекавшись закінчення конференції, не поспішати в аеропорт. Так само важливим є і вибір готелю, який має розташовуватися максимально близько до місця проведення конференції. А по­друге, крім організаційних моментів, треба вчинити ще низку дій, щоб мати можливість познайомитися та поспілкуватися на конференції.

Варто пам’ятати, що міжнародні конференції дуже великі, і кількість їх учасників може досягати навіть чотирьох тисяч. За такої кількості людей важко знати доповідача у натовпі і поговорити з ним, легко розгубитися, неможливо завести потрібні знайомства без попередньої підготовки. Знову ж таки, потрібно мати список або учасників, або доповідачів і спробувати заздалегідь зв’язатися з тими людьми, які вам цікаві і з ким би ви хотіли познайомитися. Найпростіше — написати лист­привітання десь за два­три місяці до початку конференції. Лист — це перший крок до розмови з людиною. Звичайно, на листи від незнайомих відправників не завжди відповідають, але за статистикою із двадцяти листів відповідь приходить на три­п’ять, і з цими людьми вже можна домовлятися про окрему зустріч віч­на­віч на кава­брейку.

Зазвичай план зустрічей на конференції досить насичений і ­формується за місяць до початку заходу. Зустрічі відбуваються з восьмої ранку до дев’ятої вечора або навіть пізніше. Крім зустрічей, є ще вечері та обіди, на яких мистецтво коротких розмов — це просто must have. Без них досить складно зробити так, щоб вас помітили і запам’ятали, тому потрібно вміти підтримати невимушену бесіду зі своїми сусідами по столу.

До того ж, як уже зазначалося, обов’язково потрібно мати візитівки. Часом на міжнародні конференції люди готують окремі візитівки та брошурки про себе та компанію, в якій вони працюють. Найбільше запам’ятовуються люди з оригінальними візитівками, наприклад, з фотографією на них.

Звичайно ж, щоб вести комунікації з іноземцями, потрібно володіти іноземною мовою на достатньому рівні. Сьогодні міжнародною мовою є англійська, тому цей факт також потрібно врахувати при підготовці. Відвідування розмовних клубів — найкращий спосіб зняти напруження та потренуватися у спілкуванні іноземною мовою з незнайомцями.

 

Особливості спілкування

Також при спілкуванні з іноземцями потрібно враховувати, що є низка особливостей, насамперед культурних, про які в жодному разі не можна забувати. Також треба враховувати ваші стать та вік. Зазвичай жінки спілкуються між собою, а чоловіки — між собою. Наприклад, жінки можуть обмінятися ввічливими компліментами, наприклад, про хустку чи колір сумки, і це буде доречно і запам’ятається людині. Зі спостережень, жінки легше йдуть на контакт і зазвичай більш відкриті до спілкування.

Якщо говорити про культурний аспект, то українці й американці, наприклад, дуже відриті до спілкування, легко сприймають компліменти та підтримують розмову. Водночас у спілкуванні з японцями чи китайцями варто враховувати особливості їхнього світобачення. Добре буде при зустрічі з японцями обмінятися візитівками і поклонитися на знак поваги. Але треба знати, що це відбувається не просто так, і при обміні візитівками японці розуміють, хто вищий за статусом. Той, хто нижчий, має поклонитися трішки нижче.

Вік також має значення під час розмови, і зазвичай люди старшого віку надають перевагу у спілкуванні своїм ровесникам, а молоді йдуть на контакт з людьми майже будь­якого віку.

 

Підтримка зв’язків

Комунікація після конференції не менш важлива, ніж під час власне заходу. Українські конференції виокремлюються тим, що вони маленькі й камерні. Якщо ходити на вітчизняні конференції з однієї ­тематики, то з часом стає зрозуміло, що публіка на них переважно одна і та сама, тому завести та підтримувати зв’язки буде досить просто. Але є загальні правила, про які вже зазначалося, — завжди давати візитівки і додавати людей до контактів у професійній соціальній мережі LinkedIn, тим самим розширюючи власну базу контактів.

Комунікація після міжнародних конференцій теж має певні особливості. Так, обов’язковим є написання follow­up листа, в якому варто подякувати людині за час, який вона вам приділила, за розмову, надіслати додаткову інформацію про себе та про можливу співпрацю в майбутньому.

Також зазвичай усі контакти, які ви заводите, має сенс внести в CRM­систему. Це, по­перше, спростить пошук відповідного контакту за категоріями, а по­друге, дозволить робити розсилки з новинами компанії, які були б цікаві цій людині.

Одним із ефективних способів підтримки зв’язків є особисті привітання з Новим роком, Різдвом та іншими святами (тут теж не забувайте про особливості різних країн та культур).

 

Висновки

Мистецтво спілкування та ведення розмови завжди цінувалося, але сьогодні цінність у вмінні вести короткі світські бесіди висока, як ніколи. Саме вони є основою нетворкінгу XXI століття. Але, як і будь­яке вміння, хороший нетворкінг потребує зусиль та певних навичок. Ведення ефективних комунікацій вимагає роботи. З самого початку можна подивитися відео чи вебінар, прочитати книгу про комунікації, і це вже допоможе ліпше зрозуміти свої сильні і слабкі сторони. Найважливіше — розуміти цілі та завдання, і вже від них відштовхуватися при побудові власної стратегії спілкування та при нових знайомствах. І, звичайно ж, практика — чим більше конференцій ви відвідаєте, тим легше вам буде почати розумову з незнайомцем.

ДЕЯКІ ПРАВИЛА ПОВЕДІНКИ НА КОНФЕРЕНЦІЇ

 

Кожна людина має свої правила та ключики, які вона використовує при комунікації на конференції. Звернімо увагу на такі:

— робіть нотатки на візитівках. Їх варто робити під час спілкування (бажано непомітно для співрозмовника) або одразу після нього, в майбутньому це допоможе відтворити у пам’яті, де ви познайомилися з людиною, про що ви розмовляли та інші важливі деталі. Це особливо актуально на великих заходах, де за день ви можете мати понад п’ятдесят коротких розмов з різними людьми;

— готуйтеся до того, що з вами можуть не захотіти розмовляти. Так, це може бути неприємно, але так теж буває, людина може від вас відвернутися чи відійти, і це теж нормально. Головне — не перейматися та просто йти далі та починати нову розмову з іншою людиною;

— не соромтеся. Нічого і нікого, особливо — віку. Мистецтво вести бесіду не залежить від віку. Варто робити крок до спілкування і бути впевненим у своїх діях та словах;

— будьте сміливими. Особливо якщо це перша конференція, особливо якщо на ній ви нікого взагалі не знаєте. Так, складно почати розмову з незнайомцем, але варто пам’ятати, що люди навколо вас теж були колись на вашому місці і вперше прийшли на конференцію;

— посміхайтеся. Позитивні люди завжди сприймаються приємнішими і легшими для спілкування;

— візитівки. Вони мають бути постійно під рукою, чисті та не м’яті. Ваша візитівка — це ваше бізнес­обличчя, воно має справити приємне враження на людину;

— якщо ви познайомилися з людиною, яка багато кого знає на заході, попросіть представити вас своїм колегам. Це допоможе вам швидше розширити коло контактів;

— може так статися, що за всю конференцію ви не матимете жодного ефективного знайомства. Таке трапляється, коли ви йдете на захід без підготовки і конкретної мети. Але й тут не варто засмучуватися. Наступного разу ви вже не зробите таких помилок. До того ж можна використати останню можливість — знайти в LinkedIn (в іноземців Facebook не призначений для ділового спілкування) спікерів, які справили на вас враження, чиї промови ви уважно слухали та запам’ятали, і написати їм повідомлення. Подякуйте за цікаву доповідь, можна також поставити якісь запитання, якщо це доречно, попросіть пораду тощо. Є випадки, що після таких конференцій люди знаходять собі менторів, які допомагають їм розвивати кар’єру. Також можна написати листа на робочу пошту — перевірте, чи зазначені е­мейли на сайті компанії, де працює людина, яка вас зацікавила.

Водночас треба розуміти, що наведені вище правила можуть відрізнятися від ваших, головне — створити власні, які відповідатимуть вашим цінностям і сильним сторонам, а також допомагати у вмінні вести діалог із незнайомими людьми.

І не забувайте, що спілкування передбачає обмін енергетикою між людьми. Якщо ж у вас зіпсувався настрій чи ви погано почуваєтесь, ліпше взяти паузу і відпочити.