Професія: Секретарська місія

Олена МЕЛАШЕНКО,
засновник Legal Style

Юридичний секретар: західні стандарти для українських юрфірм

Ніхто не ставитиме під сумнів ключову роль юриста як кадрової одиниці юридичної фірми. Однак без кваліфікованих помічників юристам не обійтися. На жаль, з помічниками не все так просто. Подеколи доводиться чути, що кваліфікований секретар в юридичній фірмі — це рідкість, крім того, є велика нестабільність кад­рів секретарів. Секретарі йдуть, не пропрацювавши і пару років, або намагаються перейти на іншу позицію. У чому проблема і як її подолати?

 

Неіснуюча професія


Одного разу, коли я ще працювала юридичним секретарем у міжнародній юридичній фірмі, потрапила на зустріч однокласників, де, зрозуміло, всі говорили про себе, хто де працює, чого досяг. Коли я сказала, що працюю секретарем в юридичній фірмі, то побачила здивовані погляди. Лише одна колишня однокласниця, яка давно переїхала до США, успішний хімік-технолог, з повагою сказала: «Legal secretary! О, так, це чудова робота!». Цей випадок наштовхнув мене на думку розібратися в непростих питаннях шляхом порівняння професії «юридичний секретар» в Україні та США. Адже саме порівняння з найкращими світовими практиками дає можливість осмислити цю проблему.

У США legal secretary — окрема професія, яка входить до переліку юридичних професій. А ось у Національному класифікаторі професій України ви не знайдете професії «юридичний секретар». При цьому в юридичних фірмах на секретарів покладаються складні обов’язки і завдання, що вимагають знань, відмінних від традиційних знань сек­ретарів. У США це високооплачувана престижна професія. В Україні на професії секретаря через раніше сформовані, в основному за радянських часів та підчас складних 90-х, стереотипи, так і залишилася пляма непрестижності професії. Офіс-менеджер, асистент проекту, адміністратор звучить набагато краще на наших теренах, ніж секретар. А професії «юридичний секретар» ніби і не існує.

 

Відчути різницю


Оскільки професії не існує, то не існує і статистики для неї, що цілком може служити невиправданим заниженням зарплати ­юридичних секретарів. Адже за основу береться середня зарплата якогось усередненого секретаря.

Якщо ми порівняємо статистичні дані по зарплаті юридичних секретарів у США зі статистичними даними адміністративних асистентів, то побачимо, що різниця в зарплаті досить значна, і юридичний секретар практично найбільш високооплачувана професія серед подібних. Більше отримує тільки персональний асистент топ-менеджера.

Але якщо взяти провідні міжнародні компанії, такі як Baker & McKenzie LLP, Sidley Austin LLP, Kilpatrick Townsend & Stockton, то юридичний секретар отримує навіть більше.

Залежно від стажу роботи, зар­плата підвищується досить суттєво: якщо юридичний секретар на початку кар’єри може претендувати на зарплату 34 000 дол. США на рік, то секретар зі стажем 7—11 років — уже 50 000 дол. США і вище залежно від кваліфікації та розміру компанії. Серед фахівців категорії «Legal Support» юридичний секретар займає гідне місце за рівнем оплати.

Статистика, яку вдалося знайти в Україні, на жаль, не дає можливості проаналізувати рівень зарплати юридичних секретарів. Ці дані дуже приблизно відображають стан справ на ринку праці. Однак річна зар­плата секретаря зі знанням англійської поступається зарплатам офіс-менеджера та адміністратора.

Аналіз юридичного ринку праці в Україні показує, що в середньому роботодавці пропонують заробітну плату на 20 % нижче очікувань претендентів. Найбільший розрив (більш, ніж вдвічі) спостерігається в двох сегментах — Legal secretary і ліцензійне право (за даними finance.bigmir.net).

Давайте подивимося на перелік вимог до претендента на позицію юридичного секретаря у США та в Україні (див. таб. №1).

Як виявилося, вони не дуже відрізняються. Підкреслю, що на позицію юридичного секретаря у США найбільшим попитом користуються кандидати, які мають кілька років стажу і на високому рівні володіють знаннями і навичками роботи в усіх додатках MS Office.

В Україні вимоги до претендента теж досить високі. На відміну від вимог до секретарів у США, в Україні, як правило, необхідне знання іноземної мови, переважно англійської. Може, тому наявність вищої освіти є необхідною умовою для претендентів на цю посаду в Україні, тоді як у США цього не потрібно. Більше того, при підборі кадрів у США є таке поняття, як overeducated, яке є, швидше, мінусом для претендента на позицію юридичного секретаря. Вважається, що людина, яка планує, скажімо, захистити дисертацію, не затримається на позиції секретаря і шукатиме нові можливості для своєї кар’єри. Адже завдання роботодавця — підібрати стабільні кадри. Саме тому кандидат, який одразу говорить про те, що хоче в подальшому навчатися на юриста, матиме менше шансів. Щоб отримати вакансію юридичного секретаря, достатньо закінчити курси, коледж або ж компанія сама проведе навчання. Приб­лизно таке навчання пропонують різні курси у США.

Однак жодних курсів, спеціальності в коледжі, а також навчання всередині компанії для юридичних секретарів в Україні не існує. Можливо, саме тому, що і професії ніби не існує.

Варто відзначити, що у США є різні професійні об’єднання секретарів, такі як Legal Secretaries International і NALS (National Association of Legal Secretaries), які дають можливість професійного спілкування та розвитку, чого зовсім немає в Україні.

 

Знати та вміти


Крім технічних знань на високому рівні, юридичному секретарю ще потрібні хоча б мінімальні знання в галузі юриспруденції. Не такі глибокі, як юристу, але все ж потрібні. Адже секретарю доводиться систематизувати юридичні документи, готувати проекти нескладних юридичних документів і надавати іншу допомогу юристу. Юридичні фірми в Україні висувають високі вимоги до знань і вмінь юридичних секретарів, але дозвольте запитати: звідки ж взятися цим знанням і вмінням? Можна було б сказати, що секретарі з дос­відом і навчать новоприбулих, як це практикується в американських компаніях, але є одне «але».

Працюючи в міжнародних юридичних компаніях, я мала можливість побачити, хто працює секретарями в офісах, наприклад у Нью-Йорку або Чикаго. Це в основному жінки, як і у нас. За даними статистики, у США це 96 % жінок. У нас, напевно, всі 100 %. Але секретарі в американських фірмах — це жінки різного віку, сказала б навіть, що в більшості це жінки середнього віку і старші. В Україні секретарі юридичних фірм, як правило, це або вчорашні випуск­ниці університетів, або студентки останніх курсів. Заробивши рядок у резюме, молодь намагається змінити роботу на більш престижну і менш складну. Тому у нас юридичний секретар зі стажем — дуже велика рідкість. З цієї причини передача досвіду і знань доволі проблематична.

Впливає на нестабільність кадрів секретарів юридичних фірм і понаднормова робота. Оскільки це жіноча професія, то роботодавцю потрібно враховувати, що на жінку у нас лягає левова частка турботи про сім’ю, дітей, і це не її хобі — це обов’язок, який жінка повинна виконувати. Найчастіше в юридичних фірмах від секретарів вимагають працювати, як в старому армійському жарті — від паркана і до вечора, мотивуючи це тим, що юристи працюють ненормований робочий день. Так, це специфіка роботи багатьох юридичних компаній. Але юрист, на відміну від сек­ретаря, має можливість кар’єрного зростання та перспективи в плані матеріального забезпечення, а також інші вигоди в майбутньому. Кар’єра юридичного секретаря практично не передбачає кар’єрного зростання в Україні. Не так уже й багато жінок згодні регулярно проводити на роботі 10—12 годин. Це одна з причин, чому секретарі йдуть з юридичних фірм. Хоча особисто я вважаю, що вкластися в робочий час може будь-який працівник, у тому числі і юрист. Але це окрема тема. І тут ми повертаємося до того, що секретарі з досвідом йдуть, а замість них приходять вчорашні або сьогоднішні студентки, досвід яким передавати нікому. Навчання ж професії як такого немає. Роботодавці до навчання секретарів ставляться скептично. Не раз чула: навіщо витрачати кошти на навчання, вони все одно підуть через рік.

 

Прийняти правила


А яка ситуація у США із понаднормовою роботою? Секретарі працюють нормований робочий день, а понаднормова робота оплачується додатково. Діють суворі процедури, які регламентують понаднормові роботи. Секретар повинен бути попереджений заздалегідь про понаднормову роботу, заповнюється спеціальна форма із зазначенням причини, з якої виникла така необхідність. Форму підписує або керуючий партнер, або начальник департаменту, або керівник проекту. Тому понаднормові години — це здебільшого виняток. Зазвичай практикується робота за гнучким графіком, наприк­лад з 8.00 до 17.00, з 9.00 до 18.00, з 11.00 до 20.00, до того ж, як правило, є позиція вечірній секретар. Таким чином юристи завжди мають можливість отримати допомогу секретаря, а секретарі — працювати в рамках робочого дня. В Україні понаднормові години теж обумовлені в Трудовому кодексі. Тому треба просто дотримуватися законодавства. По-перше, це змусить юриста планувати свою роботу; по-друге, секретарі з більшим бажанням залишатимуться після робочого дня — за це сплачено; по-третє, це допоможе зберегти кадри, оскільки гнучкий графік дуже зручний для працюючих жінок.

Скажу ще кілька слів про корпоративну етику в американських і українських компаніях. Коли ми вживаємо термін harassment (з англ. «домагання»), то, як правило, маємо на увазі sexual harassment, а ось у США це цілий перелік порушень. Наприклад, на співробітника не можна кричати, говорити про його вік, критикувати зовнішність — це все harassment. Не можна сказати: «Ти виконуєш цю роботу дуже повільно», можна лише запитати: «Скільки часу тобі потрібно, щоб закінчити?». Юридична фірма — це досить жорстке середовище, але все ж ліпше прийняти певні правила, що захищають співробітника від непотрібного стресу, і дотримуватися їх. В усіх престижних американських фірмах є політики, і якщо їх не виконувати, то цілком можна втратити роботу.

 

Підняти пристиж


Звичайно, щоб поговорити про всі проблеми і підводні камені професії «юридичний секретар», ­довелося б написати ще кілька статей. Тому обмежимося проблемами, що порушені в цій статті, та спробуємо сформулювати висновки.

По-перше, потрібно піднімати престиж професії і для початку включити її до Класифікатора професій. По-друге, необхідно мотивувати секретарів, щоб вони залишалися працювати на роки, а не на рік. Мотивація, звичайно, не тільки у вигляді зарплати — це і соцпакети, й інші сучасні методи і форми мотивації. Зовсім нескладно написати лист-подяку після закриття угоди або якоїсь складної роботи, так само як і підкреслити важливість і цінність юридичних секретарів, скажімо, в промові керуючого партнера на новорічному святкуванні або ввести додатковий вихідний раз на місяць секретарям зі стажем понад три-п’ять років. Така практика, наприклад, існує у Світовому банку. По-третє, треба проводити періодичне навчання секретарів та розглядати секретаря як кваліфікованого, підготовленого до впровадження технічних інновацій співробітника. По-четверте, потрібно правильно підбирати кадри. Одного лише знання англійської недостатньо для того, щоб стати кваліфікованим секретарем. При прийомі на роботу важливо звертати увагу на технічну грамотність і знання насамперед MS Word та інших додатків MS Office. Варто звернути увагу на залучення юридичних секретарів з інших професій. Якщо зарплата юридичного секретаря позитивно відрізнятиметься від зарплати офісного секретаря та адміністратора, то це забезпечить приплив кадрів з уже достатнім досвідом роботи в офісному середовищі.

Безсумнівно, впровадження західного підходу до цієї нової професії надасть можливість юридичним фірмам отримати висококваліфікованих юридичних секретарів та допоможе подолати нестабільність цих кадрів.