Тема: Привітні налаштування

Максим СИСОЄНКО

Євгенія РУЖЕНЦЕВА

Бути завжди на зв’язку — одна із необхідних складових юридичної професії. Причому сьогодні вашого перебування в зоні доступу потребує не лише клієнт, а й колеги. Заради безпечного та безвідривного процесу юридичні компанії нині шукають все нових і нових зручних платформ. Про те, яким чином має бути налагоджене технічне забезпечення внутрішніх комунікацій в юридичних компаніях — наша сьогоднішня дискусія

Богдан ДУЧАК, партнер та співзасновник Axon Partners

Багато проблем у команді зазвичай виникають через неправильну чи неефективну комунікацію. Скільки разів завдання доводилося перероблювати через те, що хтось щось не так зрозумів, не те сказав і чогось не знав? У нас проблеми з комунікацією розв’язуються не лише підходом до управління проектами (ми застосовуємо елементи SCRUM) і роботою у спільному відкритому просторі, а й відповідним програмним забезпеченням.

Slack — це платформа для корпоративного спілкування, на яку підсідаєш дуже швидко і серйозно. Інколи навіть більше, ніж на месенджери. Щоправда, за умови, що ніхто з колег вас не дратує, бо комунікація спрощується в десятки разів і для зв’язку один з одним достатньо двох кліків та набору власне повідомлення. Тобто вас дістануть, де б ви не були. І не тільки текстом, а й голосом, бо програма віднедавна підтримує дзвінки.

Slack має багато плюсів: приємний інтерфейс, різні версії (web, desktop, mobile), можливість спілкуватися в особистих повідомленнях та у відкритих або закритих групах (каналах), ділитися файлами, налаштовувати сповіщення так, щоб вони не відвертали увагу від основної роботи, та багато іншого. Якщо ви досить хитрий юрист і підробляєте фрілансером, поки керівник «залипає» у Facebook, то можна одночасно бути в кількох командах Slack, ведучи таке собі подвійне онлайн-життя.

Якщо ви уважно читали попередні абзаци, то вже здогадалися, що основним мінусом Slack є залежність, яку він викликає. Наприклад, пошту ми використовуємо для формального спілкування. Оскільки комунікація в Slack більш оперативна і жива, це дозволяє відхилятися від теми, жартувати, реагувати на повідомлення смайлами тощо, тоді як, пишучи лист у пошті, ви оцінюєте кожне слово і перечитуєте все кілька разів перед відправкою.

У Slack є ще один недолік — у безкоштовній версії повідомлення в каналах періодично архівуються. Тут правило, «написане пером», не діє, ви можете не знай­ти потрібного вам повідомлення чи документа двомісячної давності, і навіть функція пошуку не допоможе.

Етичні правила спілкування у такому чаті прості — орієнтуємося на Першу поправку до Конституції США і навіть більше. Хочете відчути свободу слова повною мірою — тоді вам до нас у Slack.

Оскільки наші колеги розуміють необхідність правильної та своєчасної комунікації, вони не тільки не були проти запровадження Slack для роботи, а й нав­паки — саме такого і прагнули. Наразі Slack, як і алкоголь, дуже допомагає: головне — не зловживати.

Яким чином налагоджено систему корпоративного спілкування у вашій юридичній фірмі? Якими платформами користується ваша компанія для ефективної організації внутрішніх комунікацій? Чи варто замінювати корпоративну пошту на кросплатформенний месенджер для внутрішнього спілкування? Яких заходів має бути вжито для технічної захищеності такої платформи? Як здійснюється зв’язок із CRM-системою?

Наталія МАЄВСЬКА, директор з маркетингу IMG Partner

Внутрішньокорпоративні комунікації — це дуже індивідуальна річ для юридичної компанії. Їх вибір залежить як від масштабів бізнесу, так і від ментальності власників компанії, їхньої готовності до змін.

IMG Partners у своїх внутрішніх комунікаціях традиційно користується стаціонарним та мобільним телефонним зв’язком та корпоративною поштою. Декілька років тому була створена закрита група у Facebook для швидкого обміну діловою інформацією між співробітниками, яка була недавно доповнена групою у Viber для неформального спілкування.

Ядром нашого офісного життя і спілкування виступає CRM-система Bitrix 24. Ми обрали її за захищеність даних, які не зберігаються на нашому сервері, зручний інтерфейс, доступність з будь-якого девайсу та службу підтримки, що приходить на допомогу в різних ситуаціях. Ми охоче ділимося один із одним користувацьким досвідом та щодня опановуємо нові зручні функції, автоматизуючи рутинні робочі процеси. Онлайн-чат дає змогу у режимі реального часу обмінюватися повідомленнями, які можуть бачити як всі користувачі системи, так і лише ті, кого обрав відправник.

Якщо ж говорити про вибір каналу зовнішньої комунікації — тут правила диктує клієнт: традиційна та електронна пошта, стаціонарний та мобільний телефонний зв’язок, месенджери, соціальні мережі тощо. Не проблема завантажити саме той месенджер, якому клієнт надає перевагу, наприклад, є думка, що Telegram безпечніший за Viber.

Є певна мода на месенджери. Наприклад, в Україні у 2006—2008 роках користувались шаленою популярністю месенджери ICQ (в народі «аська») і його прототип — Mirinda, їм на п’яти наступав Skype, який був недоступний тим користувачам, хто не мав веб-камери на своєму ПК. З бурхливим розвитком ринку сенсорних смартфонів на заміну «асьці» прийшов Whats Up, далі його витіснили Viber та Telegram. Але Skype утримав свої позиції, ймовірно, за рахунок великої кількості користувачів у всьому світі. Компанії продовжують використовувати Skype за можливість здійснювати безкоштовні відеодзвінки за кордон та організовувати безкоштовний конференц-зв’язок. Це далеко не вичерпний перелік.

Еволюцію не спинити. Розробники заманюватимуть користувачів новими фішками, як то безкоштовні стікери чи безкоштовний конференц-зв’язок, але проблема захисту даних буде все більше виходити на перший план при виборі каналу зв’язку.

Денис ШКІПТАН, старший партнер ЮФ Pravovest

Внутрішнє корпоративне спілкування в нашій фірмі у переважній більшості здійснюється кросплатформенними месенджерами Telegram та Viber, які дають змогу швидко та оперативно дати доручення або сповістити важливу інформацію співробітникам. Також користуємося засобами електронної пошти, але в більшості випадків винятково для пересилання інформації від клієнтів, інших зовнішніх користувачів, ознайомлення співробітників з важливою, однак нетерміновою інформацією.

Аналізуючи переваги месенджера перед поштою, варто зазначити, що зручність месенджера полягає в тому, що спілкування відбувається в реальному часі, при цьому працівники мають можливість без перешкод спілкуватися одночасно з декількома співрозмовниками, легко переходячи від однієї до іншої бесіди, при цьому зручним є те, що ти можеш легко переглянути попередні повідомлення, знайти необхідну інформацію та документ в історії розмов. Також, оскільки часто наші співробітники знаходяться поза офісом (у судах, інших державних органах) або в дорозі, стає в пригоді функція відправлення голосового повідомлення, яка дає змогу не витрачати час на його друк.

Також ми користуємося CRM-програмою, яка має свій месенджер, однак через технічні особливості він не дуже зручний та оперативний, оскільки не сповіщає про нові повідомлення та не має окремого додатку на мобільному телефоні, що виключає можливість його використання поза офісом.

Наша фірма не має окремого відділу технічного забезпечення роботи CRM-системи. У разі необхідності доопрацювання системи, внесення змін або підвищення рівня захисту даних залучаємо окремих спеціалістів фірми, яка займалася розробкою програмного забезпечення та налаштуванням CRM-системи під специфіку нашої фірми.

Чітких правил спілкування в корпоративному чаті не передбачено, разом із тим співробітники дотримуються загальних етичних правил спілкування та, поважаючи час інших, не викладають на загал зайвої та непотрібної інформації.

Впровадження кросплатформенного месенджера в нашій компанії не викликало спротив у колективі, оскільки співробітники розуміють, що мобільність та необхідність залишатися завжди на зв’язку є однією з невідкладних умов роботи юристом, адвокатом і взагалі роботи з клієнтом.

При цьому ми стараємося не зловживати та не турбувати співробітників у неробочий час без нагальної необхідності.

CRM-система виконує функції планувальника (містить розклад судових засідань працівників, актуальну інформацію у справі), нагадування про дедлайн виконання поставлених завдань, складання звітності, надає можливість давати доручення та стежити за його виконанням, аналізувати ефективність роботи кожного співробітника, завантажувати до «хмарного» сервісу документи, що надає можливість у будь-який час та в будь-якому місці мати до них доступ.

Чи передбачено у вашій компанії певні етичні правила спілкування в корпоративному чаті? У разі впровадження кросплатформенного месенджера у вашій компанії, чи викликало це спротив у колективі, адже значно пришвидшує доступ до співробітників навіть за їх відсутності в офісі в неробочий час або під час перебування у відпустці? Яким чином відбувалася мотивація колективу до користування такою платформою? Які додаткові функції виконує ваша система корпоративного спілкування?

Гліб СЕГИДА, керуючий партнер ЮФ Pravovest

Турбулентне життя юриста вимагає від усього персоналу нашої фірми завжди перебувати на зв’язку.

І йдеться не тільки про юристів та адвокатів, але й про PR-відділ, адже оперативне висвітлення конфлікту у ЗМІ часто відіграє дуже значну роль у його кінцевому результаті. Наприклад, під час рейдерських атак, які часто відбуваються вночі, на жаль, доводиться працювати всім.

Для спілкування всередині фірми у нас є три канали — власна CRM-система, електронна пошта та месенджер. При цьому ми розробили прив’язку сповіщень у CRM-системі до пошти та месенджера. Таким чином, є чіткий розподіл пріоритетів між завданнями та їх фіксація.

Для захисту у нас встановлені паролі для доступу до всіх каналів зв’язку. У посадових обов’язках кожного працівника прописана відповідальність за розголошення комерційної таємниці. Стандарти спілкування як з клієнтами, так і між членами команди прописані у загальних стандартах юрфірми і за їх порушення передбачені штрафи та навіть звільнення.

Звісно, необхідність постійно перебувати на зв’язку має недоліки. Проте кожен, хто хоче увійти до когорти найкращих адвокатів, повинен розуміти, що, як і лікар, він повинен бути напоготові 24/7. Тому це особистий вибір людини, і, якщо вона не готова до такого режиму, треба обирати іншу професію або більш спокійні напрями юриспруденції.

Роман ЗАІКА, молодший юрист МЮК ALEXANDROV & PARTNERS

У нашій компанії основним засобом для корпоративної переписки слугує електрон­не листування, а саме — Microsoft Outlook у зв’язку з його зручністю. Це дає змогу швидко обробляти отриману інформацію та легко знаходити отриману та надіслану кореспонденцію. Також ми використовуємо у своєму спілкуванні месенджер Viber — він зручний, коли необхідно вести переписку з кількома колегами.

Правила спілкування між співробітниками, зокрема поштової переписки, у нас детально прописані у локально-нормативних актах компанії. Так, компанія готує молодших юристів до спілкування з клієнтами (на жаль, в університетах цьому не навчають), а також вдосконалює навички старших колег. До того ж це допомагає уникнути плутанини, коли не зрозуміло, хто кому що надіслав і що він при цьому мав на увазі.

Так, у внутрішніх документах і листах компанії не допускаються: скорочення, жаргонізми, простонародні вислови, нецензурна лексика тощо. Поштові скриньки ми перевіряємо щогодини, відповідь на лист за загальним правилом має бути надіслана протягом однієї-трьох годин з моменту отримання вхідного листа. При переписці необхідно за можливості уникати флуду.

Як можна побачити, здебільшого це правила етикету, які підходять для будь-якої переписки. Дотримання таких, здавалося б, простих правил закріплює їх на рефлекторному рівні, що допомагає побудувати довірчі відносини як усередині колективу, так і з клієнтами.

Анна ПОГРЕБНА, партнер CMS Reich-Rohrwig Hainz

У нашій фірмі платформами для внут­рішнього спілкування є електронна пошта та Skype for Business. Skype підтримує як дзвінки між усіма офісами фірми, так і текстове спілкування між колегами. Як правило, у внутрішніх комунікаціях електронна пошта використовується, коли необхідно надіслати групові повідомлення або для пересилання файлів. Навіть попри те, що Skype також надає можливість пересилання файлів та надсилання групових повідомлень, найчастіше він використовується для обміну короткими повідомленнями (instant messages). У зв’язку з цим навряд чи матиме сенс повноцінна заміна корпоративної пошти месенджером у внутрішньому спілкуванні.

Усі платформи, встановлені в нашому офісі, захищені на глобальному рівні. Платформа Skype, як і електронна пошта, зв’язана як з внутрішньою базою співробітників, так і за потреби може містити контакти клієнтів.

Окремо прописаних етичних правил спілкування у нас немає. Ми виходимо з того, що у будь-якому спілкуванні колеги дотримуються загальноприйнятих етичних правил.

Насправді ми не бачимо ніяких передумов до спротиву, оскільки в будь-якому випадку до обов’язків юристів входить перевіряти корпоративну пошту і поза робочими годинами. Тільки таким чином ми можемо забезпечити оперативне вирішення термінових клієнтських питань. Отже, гіпотетичне створення ще одного каналу спілкування навряд чи спричинить додаткові незручності.

На відміну від електронної пошти, Skype надає можливість відстежувати онлайн-статус користувача, а також отримувати повідомлення про те, коли він буде на зв’язку. Це дуже зручно у випадках, коли необхідно терміново зв’язатися з користувачем.

Злата СИМОНЕНКО, виконавчий директор АО «Солодко і Партнери»

За останні десять років електронна пошта стала одним із найважливіших інструментів ділового спілкування. Важко уявити собі особу, яка працює у сфері бізнесу та не користується електронною поштою. Щодня ми отримуємо десятки, а іноді сотні електронних листів від клієнтів або колег із різноманітними запитами, і саме правила листування дають нам змогу швидко та ефективно відповідати.

Чому важливо знати, як правильно вести корпоративну переписку? Бо кожний лист від працівника компанії є обличчям цієї компанії; електронне листування є швидким способом вирішення питань; написаний правильно лист зберігає час на роботу.

Ще зі студентських років засвоїв три основних правила листування. По-перше, юрист не має права на помилку, навіть у листі. По-друге, зміст повинен бути чітко сформульований та конкретний. По-третє, отримувачу з листа має бути зрозуміло, хто направив, з якого питання та що необхідно зробити.

Однак робота в юридичній компанії дала змогу зрозуміти, що насправді електронне листування в корпоративній сфері — це окремий вид культури, якому потрібно вчитись. Особливо перший місяць роботи мене вражали листи від іноземних клієнтів. Чіткість, грамотність, розуміння питання — все проглядалось в одному листі. Моєю основною проблемою в листуванні був юридичний стиль ділової переписки. Це — відбиток навчання на юридичному факультеті, де за шість років навчання пишеться багато юридичних висновків та описується вся етапність процесу. Я зрозуміла, що клієнту дуже важко сприймати всі юридичні тонкощі в переписці і почала вести листування звичайними фразами без юридичних уточнень. Додатково читала бізнес-літературу, наприк­лад McKinsey Quarterly, щоб вловити стилістику написання, і намагалась писати так, щоб мій текст був чітким і звучав переконливо.

Задля відповідності стандартам листування в нашій компанії було запроваджено вимоги до цього процесу. Усі наші працівники спілкуються винятково за допомогою електронної пошти. Це допомагає організувати процес роботи над спільними проектами та контролювати виконання завдань. Для правильного розуміння та економії часу ми прописали чітко сформульовані вимоги:

— заповнюються всі графи листа (тема, від кого, посада, запит);

— тема листа має бути чітко сформульована і не перевищувати десяти слів;

— обов’язково зазначається привітальне слово;

— лист повинен містити лише питання, яке потрібно вирішити;

— отримувач листа зазначається в останню чергу, після перевірки листа на пунктуацію;

— відповідати на всі поставленні запитання в листі;

— обов’язково відповідати на всі електронні листи, які надходять;

— ніколи не передавати конфіденційну інформацію за допомогою електронних листів;

— винятково формальне спілкування;

— зазначається контактна інформація, засоби зв’язку;

— ніколи не відправляти вкладення (документи) без супровідного листа;

— за можливості відповідати швидко на електронні листи (протягом 24 годин);

— до моменту закінчення проекту переписка не видаляється.

Компанія має окреме негласне правило щодо використання корпоративної пошти. Усі листи, які надходять з корпоративної пош­ти, повинні бути надіслані винятково з робочих питань. Задля розв’язання особистих проблем дозволяється використовувати особисту пошту, інтернет-ресурси не обмежені в компанії.

Окрім того, в листуванні ніколи не вказуємо слова «терміново», «зараз» тощо. Це створює несприятливі умови для роботи і помилковість визначення пріоритетності завдань. Отримувач може не знати про дедлайн або взагалі про направлене питання, що зумовить додаткове витрачання часу на уточнення всіх деталей. Якщо питання справді термінове, використовуються інші інструменти — телефон або особиста зустріч. Це дає змогу уникнути проблем з розподіленням відповідальності за помилкові дії або неправильне визначення пріоритетності роботи.

Якщо чітко організувати процес ділової переписки в компанії, це вирішить питання збереження часу на роботу. Правильне листування — це обов’язкова навичка для сучасної людини, саме вміння структурувати і грамотно складати лист дає змогу спілкуватися ефективно, розвивати бізнес і правильно позиціонувати себе.

Яким чином налагоджено систему корпоративного спілкування у вашій юридичній фірмі? Якими платформами користується ваша компанія для ефективної організації внутрішніх комунікацій? Чи варто замінювати корпоративну пошту на кросплатформенний месенджер для внутрішнього спілкування? Переваги та недоліки. Яких заходів має бути вжито для технічної захищеності такої платформи? Яким чином цей процес налагоджено у вашій компанії? Як здійснюється зв’язок із CRM-системою?

Наталя ВЛАДИМИРОВА, патентний повірений України, керуючий партнер ППФ PRIMA VERITAS

Для спілкування команди та постановки поточних завдань ми використовуємо групу у месенджері (Viber). Це дуже зручно та оперативно, набагато швидше за спілкування через корпоративну пошту, яка у нас у будь-якому випадку залишається основ­ним каналом комунікації з клієнтами та при вирішенні більш вагомих робочих питань.

В епоху надшвидкого темпу життя фраза «час — гроші» є більш ніж актуальною, адже кожна хвилина в прямому сенсі коштує доволі дорого. Тому, часто ставлячи завдання своїм колегам, використовую функціонал аудіозапису і таким чином за декілька секунд, у проміжках між справами, даю перелік зав­дань, які виконує команда.

Оскільки ми бутикова компанія зі штатом у шість фахівців, то в такому чаті немає зайвих повідомлень — все тільки щодо робочих процесів. Але у нас є правило, яке я встановила: працівники повинні відпочивати. Я можу дати завдання або запитати щось не в робочий час і не потребую негайної відповіді (окрім виняткових випадків).

Владислав СИТЮК, керуючий партнер ЮФ «Владислав Ситюк і Партнери»

Юридичні фірми, які динамічно розвиваються і займають певну нішу на ринку, повинні мати належний рівень корпоративного спілкування.

Таке спілкування між партнерами та персоналом фірми сприяє вирішенню різноманітних адміністративних завдань, піару фірми, дозвіллю працівників, воно є своєрідним майданчиком для обговорення новин законодавства. Також це надає можливість партнерам, керівникам практик чіткіше ставити завдання юристам, планувати їхню роботу і отримувати від них інформацію (звіти) про результати виконаних завдань.

Наша фірма приділяє окрему увагу корпоративному спілкуванню. Здебільшого корпоративне спілкування між співробітниками відбувається через внутрішню електронну пошту, що значно заощаджує робочий час юристів.

Якщо порівнювати корпоративну пошту і різного роду месенджери, то тут є свої переваги і недоліки. Так, наприклад, для обробки великого обсягу документації, що надходить від співробітників компанії, зручно використовувати корпоративну пошту. Для оперативного отримання коротких звітів і пос­тавлення завдань співробітникам компанії в деяких випадках зручно користуватись відповідним месенджером. Налагоджене корпоративне спілкування є елементом корпоративної культури.

Назар МАРКІВ, керуючий партнер ЮК Profecto, адвокат

Основні принципові позиції у відношенні до працівників у нашій компанії є такими:

1) робота виконується лише в робочий час;

2) виконувати роботу вдома працівникам заборонено;

3) у вихідні, під час відпусток, хвороби турбувати юриста може лише партнер і лише у виняткових випадках. Як правило, цього не відбувається.

Компанія вирішила не створювати нові програми, а максимально використовувати існуючі ресурси та можливості програм, які є на ринку.

Для зручного та швидкого доступу до справ, які знаходяться на супроводженні у фахівців, наша компанія обрала продукти компанії Google. Усі працівники компанії зареєстровані як окремі користувачі. Зручність обміну інформації полягає в тому, що необхідні робочі документи завантажуються на Google Диск, доступ до яких мають відповідні працівники, які безпосередньо займаються справою.

Ця програма вирішує такі завдання: керівництво компанії має змогу оперативно отримувати інформацію щодо обсягу виконаної роботи; скорочується час передачі іншому працівникові документів у кожній справі; значно економить витрачання офісного паперу для виконання поточних завдань.

Додатковою перевагою такого обміну інформацією є також те, що у разі її помилкового видалення або знищення можна легко її відновити. Також за необхідності партнери компанії мають реальну можливість запобігти її поширенню.

Корпоративне спілкування всіх працівників відбувається через Google Чат. Впровадження додаткових програмних можливостей для забезпечення внутрішнього та зовнішнього спілкування заплановане партнерами для збільшення кількості персоналу.

Кожний працівник має корпоративну пошту Google.

Водночас з розширенням штату для внутрішнього спілкування заплановане подальше впровадження кросплатформенного месенджера для збереження та захисту інтересів як клієнтів, так і працівників та зручного відстежування партнером обсягу виконаної роботи працівниками.

Заслуговує на увагу додаток Cryptocat, який дає змогу захищати та шифрувати всі вхідні та вихідні повідомлення. Наразі використання цього додатку досить поширене в юридичних компаніях.

Тетяна ЛЕЖУХ, адвокат, директор ЮК «Лежух та Партнери»

У нашій компанії для спілкування та обміну інформацією ми використовуємо месенджери та корпоративну пошту. Так, кросплатформенними месенджерами ми користуємось у випадку, якщо потрібно обговорити деталі реалізації проекту та вирішити питання, що виникають. Такі месенджери розв’язують проблему оперативного реагування на питання в процесі виконання завдань. Вважаю, що месенджери є незамінними в контексті поєднання швидкості та охоплення, електронна пошта в цьому контексті, безумовно, програє. У свою чергу, для спілкування із співробітниками ми використовуємо корпоративну пошту, в якій фіксуємо перелік усіх завдань на день для співробітника, а також деталі їх виконання. Усі питання, що виникають у процесі виконання завдань, також ставляться співробітниками лише через елект­ронну пошту і всі відповіді надаються в аналогічному форматі. Наприкінці кожного дня співробітники формують звіти щодо виконання поставлених завдань, які також надсилають електронною поштою. Звичайно, ми постійно працюємо над оптимізацією системи внутрішньокорпоративної комунікації та підвищенням ефективності праці, тому періодично впроваджуємо нововведення і презентуємо їх колегам. Безумовно, не всі нововведення сприймаються співробітниками з ентузіазмом, проте ми намагаємось компенсувати впровадження нових змін можливістю час од часу працювати поза межами офісу та мати відносно гнучкий графік.

Євген ПРОНІН, керуючий партнер ЮК «Пронін та Партнери»

Ми вважаємо себе сучасною юридичною фірмою, це стосується як загального віку персоналу (25 років), так і наших підходів до роботи. Хоча я і переконаний, що «молодий» і «сучасний» поняття завжди тотожні, проте вони точно десь недалеко один від одного.

Ми пробували тестувати декілька CRM-систем, але поки що не прижилася жодна.

Проте є чіткі правила: робочі та офіційні документи не «гуляють» ніде, окрім корпоративної пошти, менше словесних команд та завдань, більше письмових, кросплатформенні месенджери використовуємо постійно, особливо в чаті для співробітників.

Правило № 1 — усі документи в електронному вигляді, правило № 2 — всі документи в «хмарних» системах під паролем, правило № 3 — клієнти підписують акти переданих нам документів, навіть копій.

Етичні правила повинні бути, проте ми їх не встановлювали спеціально, вони сформувалися самі по собі з самого початку і їх ніхто не порушує. Знаю фірми, представники топів, де чати схожі на збірники мемів, жартів на грані етичних норм тощо. Кожному своє.

Я побоювався спочатку використовувати месенджер у спілкуванні з працівниками поза робочим часом, переймався за їхнє особисте життя, проте це все закінчилось достатньо швидко. Там, де є питання непоганого заробітку, власний комфорт може трішки посторонитись.

Ми «юзаємо» всі види месенджерів, навіть ті, що пропонують соціальні мережі, і цього нам достатньо.

Ольга СТЕПОВИК-ШИМАН, директор з розвитку бізнесу АФ «Династія»

Інформація та час нині є чи не найзатребуванішими ресурсами та досить суттєвою цінністю, і саме тому поширена фраза «цілодобово на зв’язку» — не жарт, а вимога сьогодення. Якщо хочеш бути в курсі всіх справ і новин та своєчасно реагувати на будь-які загрози та виклики — мусиш її виконувати. Особливо це стосується бізнесу, де часом навіть невеличка затримка з реакцією може дорого коштувати не лише окремому співробітнику, а й усьому колективу, та й репутації компанії в цілому. Саме тому питанню грамотного налаштування ефективної системи внутрішніх комунікацій будь-яке підприємство має приділяти достатньо уваги.

По-перше, треба розподіляти інформацію за рівнем доступу співробітників до неї, а також за рівнем шляхів її розповсюдження (залежно від важливості інформації та конфіденційності). Наприклад, з метою інформування співробітників про внутрішні події компанії (дні народження колег, їхні відрядження, відпустки, відвідування ними освітніх професійних заходів тощо) в АФ «Династія» успіхом користується розсилка корпоративних інформаційних листів, яка здійснюється адміністраторами фірми двічі на тиждень. Якщо ж інформація стосується одного з проектів і не призначена для сторонніх очей (тобто, є конфіденційною), то для її пересилки використовуються «хмарні» сервіси.

По-друге, зважаючи на те, що обсяг інформації, під навантаженням якого працює сучасна людина, є суттєвим, тому ризик втратити увагу і забути про доручення чи обіцянку, які були надані на словах і не вважалися «справою першої необхідності», є досить ймовірним, закріплення такої інформації за допомогою сучасних месенджерів (Viber, Telegram, FB, WhatsApp тощо) є дуже вдалим рішенням. Така собі нотатка, яка може стати у пригоді, коли інша сторона почне вдавати із себе непам’ятайку і заводити співи на кшталт: «Это мы не проходили, это нам не задавали!».

Чи передбачено у вашій компанії певні етичні правила спілкування в корпоративному чаті? У разі впровадження кросплатформенного месенджера у вашій компанії, чи викликало це спротив у колективі, адже значно пришвидшує доступ до співробітників навіть за їх відсутності в офісі в неробочий час або під час перебування у відпустці? Які додаткові функції виконує ваша система корпоративного спілкування?

Віталій САВЧУК, старший юрист ЮК «Правовий Альянс»

Для нашої компанії гнучкість у спілкуванні між колегами має особливе значення, адже ми працюємо у форматі смарт-офісу — протягом робочого дня юрист може перебувати будь-де: вдома, на літній терасі кафе, в іншому місті, в офісі тощо. Працювати в таких умовах цікаво і зручно, а для цього корпоративне спілкування теж має бути в першу чергу зручним.

Будуючи систему комунікації в юридичній компанії, ми пам’ятаємо, що технології спілкування швидко розвиваються. Якщо вже подорослішало покоління людей, які вважають електронну пошту архаїзмом, то це, напевно, не просто так. Сьогодні до наших послуг пропонується низка месенджерів, які ліпше за електронну пошту виконують принаймні деякі її функції.

Звісно, взагалі відмовитися від старого доброго мейлу наразі не вийде і не варто, адже сервіс дає змогу ефективно формалізувати частину корпоративного спілкування. Також електронна пошта допоможе у фіксації окремих домовленостей, строків, дат та інших робочих моментів. Для всього іншого (короткочасних завдань, проміжних обговорень, термінових та, навпаки, неформальних діалогів) корпоративний чат є не лише достатнім, а й бажаним засобом зв’язку.

Чат дає змогу спілкуватися з будь-яким колегою в реальному часі. Миттєва реакція на повідомлення підвищує ефективність роботи, а легкість спілкування надає відчуття колективу юристам, які далеко не щодня бачаться зі своїми колегами.

З іншого боку, чат означає, що з колегою можна зв’язатися фактично цілодобово. Так, гіпотетично виникають питання: чи очікують таким чином від юриста готовності працювати у відпустці та у неробочий час; чи повинен юрист реагувати на повідомлення у вихідний тощо. Досвід підказує, що повага до особистого часу колег, як і повага взагалі, — категорія, яка у злагодженому колективі не потребує регулювання. У «Правовому Альянсі» немає необхідності формалізувати правила користування корпоративним чатом, як і етичні правила спілкування загалом.

Наприкінці ж зауважу таке. Якщо ви вважаєте свій колектив командою, то вдосконалення внутрішніх комунікацій — це шлях до її зміцнення, особливо, якщо у компанії декілька офісів і їх співробітники бачаться чи збираються гуртом усього декілька разів на рік. Сучасні можливості для цього доступні та досить різноманітні. І хоча електронне спілкування, з одного боку, це справді тягар цілодобового зв’язку, але з іншого — унікальні можливості оперативного реагування. Інформація сьогодні — продукт швидкоплинний, тому своєчасне її донесення до всіх, хто цього потребує, а також надання можливості зворотного зв’язку є запорукою довіри у колективі та злагодженої праці всього внутрішнього механізму компанії.